Začínajúci freelanceri strácajú peniaze a klientov najmä v prvých mesiacoch podnikania, keď prijímajú zákazky bez presného zadania, podhodnocujú svoju prácu a spoliehajú sa na ústne dohody. Týka sa to grafičiek, copywriteriek, programátoriek, fotografiek aj konzultantiek, ktoré pracujú pre firmy doma i v zahraničí. Problém nevzniká iba pre nedostatok skúseností. Často ide o slabú prípravu pred začiatkom zákazky.
Cena bez výpočtu vedie k práci pod náklady
Najčastejšou chybou je stanovenie ceny podľa pocitu alebo podľa sumy, ktorú ponúkol klient. Freelancer si pritom nezapočíta komunikáciu, prípravu podkladov, opravy, administratívu, dane ani čas strávený hľadaním ďalšej práce. Hodinová sadzba potom vyzerá prijateľne iba na papieri.
Ak si začínajúca freelancerka účtuje 15 eur za hodinu a na úlohe strávi desať hodín, príjem predstavuje 150 eur. Do skutočného času však patrí aj hodinový videohovor, tri kolá pripomienok, vystavenie faktúry a riešenie oneskorene dodaných podkladov. Výsledná sadzba sa tak zníži bez toho, aby si to všimla pri dohode o zákazke.
Osobne by som pred odoslaním ponuky vždy rozdelila projekt na menšie časti a ku každej pripočítala rezervu. Nie preto, že klienta treba od začiatku „natiahnuť“, ale preto, že nejasné zadanie sa počas práce takmer vždy rozrastie. Pri paušálnej cene by som presne uviedla, koľko úprav a konzultácií zahŕňa.
Presné čísla sa podľa zdrojov líšia a férová sadzba závisí od odboru, trhu aj skúseností. Prieskumy pracovných portálov však dlhodobo ukazujú rozdiel medzi fakturovaným časom a časom, ktorý freelancer reálne strávi podnikaním. Do tejto medzery sa zmestí aj značná časť nezaplatenej práce.
Ústna dohoda necháva peniaze napospas výkladu
Ďalší problém vzniká vtedy, keď si freelancerka s klientom dohodne projekt iba cez telefón alebo niekoľko správ. Bez písomného zadania ostáva otvorené, čo presne sa má odovzdať, dokedy, v akom formáte a za akú cenu. Pri spore potom obe strany tvrdia, že si dohodu vysvetľovali inak.
Zmluva alebo aspoň potvrdenie podmienok e-mailom má obsahovať rozsah práce, termín, cenu, počet opráv, spôsob odovzdania a splatnosť faktúry. Pri väčších zákazkách treba riešiť aj zálohu, autorské práva a podmienky odstúpenia. Začínajúca freelancerka, ktorá pošle hotový projekt bez zálohy a bez zmluvy, preberá na seba takmer celé finančné riziko.
Stretla som sa s prípadom grafičky, ktorá pripravila logo, vizitky a šablóny pre sociálne siete za jednu pevnú sumu. Klient po odovzdaní požadoval ďalších osem verzií loga a zmenu celého vizuálneho smerovania. Grafička nechcela pôsobiť problémovo, preto úpravy urobila bez príplatku. Zákazka sa natiahla na tri týždne a výsledná odmena nezodpovedala ani pôvodnému odhadu.
Takéto situácie sa nezačínajú konfliktom. Začínajú vetou „veď to bude len malá úprava“. Ja by som na každú zmenu mimo pôvodného zadania odpovedala novým odhadom ceny a času. Klient tým dostane jasnú informáciu a freelancerka prestane pracovať zadarmo.
Pri nezaplatených faktúrach sa chyba často objaví ešte skôr, než freelancerka začne vymáhať peniaze. Chýba dátum splatnosti, správne fakturačné údaje alebo dôkaz o odovzdaní práce. Pri zahraničných klientoch pribúda otázka meny, dane z pridanej hodnoty a pravidiel pre cezhraničné služby. Toto by som si overila u účtovníčky, najmä pri pravidelnom príjme zo zahraničia.
Klienti odchádzajú aj pre komunikáciu a termíny
O zákazku nerozhoduje iba kvalita výsledku. Klient sleduje, či freelancerka odpovedá v dohodnutom čase, hlási problémy a dodrží termín. Ticho počas rozpracovaného projektu vyvoláva neistotu aj vtedy, keď práca pokračuje podľa plánu.
Začiatočníčky často prijmú viac práce, než dokážu spracovať. Dôvodom býva obava, že ďalšia ponuka už nepríde. Výsledkom sú oneskorené odovzdania, povrchné opravy a správy od klientov, ktoré začínajú slovami „chcela by som sa opýtať, ako to vyzerá“. Termín, ktorý freelancerka nestíha, treba oznámiť hneď, nie večer pred odovzdaním.
Rovnako škodí opačný extrém: prílišná snaha zapáčiť sa. Freelancerka pristúpi na každú požiadavku, neodmietne nevhodný projekt a prijme klienta, ktorý od začiatku zjednáva cenu alebo ignoruje dohodnuté podmienky. Neriskovala by som dlhú spoluprácu s niekým, kto nezaplatil zálohu, mení zadanie bez dohody a zároveň tlačí na skrátenie termínu.
Profesionálnu komunikáciu pritom netvorí strojený jazyk. Stačí krátka správa s informáciou, čo je hotové, čo chýba a kedy príde ďalší výstup. Ak klient nedodal podklady, termín sa nemá tváriť ako nemenný. Takáto presnosť šetrí čas na oboch stranách a znižuje priestor na neskoršie výhovorky.
Začínajúce freelancerky často zanedbajú aj vlastnú prezentáciu. Nemajú aktuálne portfólio, na webstránke uvádzajú všetko bez jasného zamerania a posielajú rovnakú ponuku každému klientovi. Firma, ktorá hľadá produktovú fotografku, nepotrebuje vidieť päť strán svadobných fotografií bez vysvetlenia, čo jej autorka dokáže vytvoriť pre značku.
Prvý mesiac podnikania neukáže iba kvalitu práce, ale aj schopnosť nastaviť hranice. Klient si zapamätá cenu, rýchlosť odpovedí aj spôsob riešenia problémov. Najdrahšia chyba, ktorú som pri freelanceroch videla, nebola nízka sadzba, ale týždne práce bez jedinej jasnej dohody na papieri.