Najprv si treba vybrať spôsob uplatnenia výdavkov
Programátor, grafik aj copywriter na živnosti majú pri dani z príjmov dve základné možnosti. Buď si uplatnia skutočné, preukázateľné výdavky, alebo využijú paušálne výdavky. Obe možnosti sa v jednom zdaňovacom období kombinovať nedajú.
Pri paušálnych výdavkoch si živnostník uplatní 60 percent z príjmov, najviac do zákonom stanovenej ročnej hranice 20 000 eur. K tejto sume si ešte môže pripočítať zaplatené odvody do Sociálnej poisťovne a zdravotnej poisťovne. Jednotlivé bločky za notebook, grafický tablet či reklamu už potom daňový základ neznižujú.
Skutočné výdavky sa oplatia najmä vtedy, keď podnikateľ veľa investuje do techniky, prenájmu alebo externých služieb. Pri nízkych nákladoch býva administratívne jednoduchší paušál, hoci presný výsledok závisí od príjmov, odvodov a ďalších okolností. Ja by som si pred rozhodnutím prepočítala obe možnosti za celý rok, nie iba podľa jedného vydareného mesiaca.
Technika, softvér a kancelária
Do skutočných daňových výdavkov patrí počítač, monitor, klávesnica, myš, grafický tablet, mikrofón, kamera, externý disk či pracovný telefón. Podmienkou je súvis s podnikaním a doklad o nákupe. Pri zariadení, ktoré podnikateľ používa aj súkromne, treba uplatniť len podnikateľskú časť alebo zvoliť iný zákonný spôsob evidencie.
Drahší majetok s obstarávacou cenou nad 1 700 eur a dobou použiteľnosti dlhšou ako jeden rok sa spravidla neuplatní naraz. Zapisuje sa do obchodného majetku a do nákladov vstupuje prostredníctvom odpisov. Lacnejšia technika sa posudzuje podľa pravidiel pre drobný majetok a internej evidencie podnikateľa.
Grafik si vie uplatniť licencie na Adobe Creative Cloud, fonty, databázy fotografií, nástroje na úpravu videa či cloudové úložisko. Programátorovi sa týkajú napríklad platené vývojové prostredia, server, doména, hosting, databázové služby a účty v nástrojoch na správu kódu. Copywriter môže zaradiť jazykové nástroje, rešeršné databázy, transkripčné služby alebo platené fotobanky.
Pri predplatnom treba sledovať obdobie, za ktoré sa platí, a pri zahraničných službách aj pravidlá DPH. Faktúra z USA alebo z iného členského štátu Európskej únie nie je len obyčajný bloček. Tu si nie som istá pri každej cezhraničnej službe, preto by som si konkrétny režim overila u účtovníčky.
Pracovňa v byte sa do nákladov dostať môže, ale nie automaticky celým nájmom. Podnikateľ si uplatňuje pomernú časť nákladov podľa priestoru a reálneho využitia na podnikanie. Pri energiách, internete či nájme treba mať výpočet, ktorý dáva zmysel a dá sa spätne vysvetliť.
Znám prípad grafičky, ktorá si do nákladov dala celý prenájom dvojizbového bytu, hoci v jednej izbe pracovala a druhú používala ako spálňu. Pri kontrole jej pomernú časť uznali, celý nájom nie. Rozdiel nebol v tom, že pracovala z domu, ale v tom, že nedokázala obhájiť stopercentné podnikateľské využitie bytu.
Telefón, auto, vzdelávanie a služby
Telefón a internet patria medzi časté výdavky slobodných povolaní. Ak slúžia aj rodine alebo na súkromné aktivity, do nákladov patrí iba primeraná podnikateľská časť. Pri čisto pracovnom čísle je pozícia jednoduchšia, no aj vtedy sa oplatí uchovať faktúry a mať jasno v tom, kto službu používa.
Živnostník si môže uplatniť aj bankové poplatky za podnikateľský účet, účtovníctvo, právne poradenstvo, fakturačný systém, webhosting, logo, tvorbu webu, reklamu na sociálnych sieťach či provízie platformám, cez ktoré získava zákazky. Výdavok musí súvisieť s príjmami alebo s udržaním podnikania. Súkromná večera s kamarátom sa na marketingovú poradu zmení iba v popise na účtenke, nie v očiach daňového úradu.
Do tejto skupiny patria aj odborné kurzy, konferencie, knihy a školenia. Kurz programovania pre programátora alebo typografický seminár pre grafika má jasnú väzbu na činnosť. Pri všeobecnom osobnostnom rozvoji či drahom koučingu je obhajoba slabšia. Osobne by som pri podobných výdavkoch chcela mať program kurzu, faktúru a krátke vysvetlenie, ako súvisí s podnikaním.
Auto je samostatná kapitola. Pri vozidle zaradenom v obchodnom majetku sa riešia odpisy, pohonné látky, opravy, servis, poistenie a parkovanie. Ak sa auto používa aj súkromne, podnikateľský pomer treba evidovať alebo využiť pravidlá, ktoré zákon umožňuje pri zmiešanom používaní. Pri použití súkromného auta na pracovnú cestu prichádza do úvahy cestovná náhrada podľa príslušných pravidiel.
Neriskovala by som tvrdenie, že každá večera s klientom, každý nový telefón alebo celé náklady na auto patria automaticky do podnikania. Daňový výdavok nie je odmena za to, že človek vlastní živnosť. Je to výdavok, ktorý súvisí s dosahovaním, zabezpečením alebo udržaním príjmov a podnikateľ ho vie preukázať.
Pri skutočných výdavkoch sa rozhoduje aj o tom, či živnostník vedie jednoduché účtovníctvo, daňovú evidenciu alebo účtuje v sústave podvojného účtovníctva. Doklady treba uchovávať počas zákonnej lehoty a pri majetku evidovať jeho zaradenie, používanie a prípadné vyradenie. Pri DPH sa navyše posudzuje nárok na odpočítanie dane samostatne, takže uznaný daňový výdavok a odpočítateľná DPH nie sú tá istá vec.
Najčistejší doklad stále vyzerá nudne: faktúra na podnikateľské údaje, zaplatenie z dohľadateľného účtu a stručná poznámka, na čo služba alebo vec slúžila. Pri notebooku, ktorý používam každý deň na prácu, by som si ešte dnes odložila aj objednávku a zaradila ho do evidencie, lebo pri kontrole sa pamäť na staré nákupy podozrivo rýchlo vytráca.