Keď si účtovníčka v pondelok ráno všimla, že zo skrine chýba zakladač so zmluvami a firemná pečiatka, najprv prehľadala celú kanceláriu. Dokumenty sa nenašli ani v aute, ani u kolegu, ktorý ich naposledy používal. Firma preto ešte v ten deň spísala interný záznam, skontrolovala kamerové záznamy a informovala políciu.
Znám prípad, keď sa stratená pečiatka objavila až po niekoľkých dňoch v taške bývalého zamestnanca. Medzitým však firma radšej upozornila banku a obchodných partnerov, aby neprijímali žiadne nové dokumenty s touto pečiatkou bez telefonického overenia.
Najskôr zistite, čo presne zmizlo
Prvým krokom je inventúra. Firma by mala zapísať, aké dokumenty chýbajú, kto s nimi naposledy pracoval, kde boli uložené a kedy ich niekto videl naposledy. Pri pečiatke treba zaznamenať jej presné označenie, identifikačné údaje a osoby, ktoré k nej mali prístup.
Rozdiel je medzi pracovnou kópiou zmluvy, originálom účtovného dokladu a dokumentom obsahujúcim osobné údaje klientov alebo zamestnancov. Ak zmizli občianske údaje, zdravotné informácie, prihlasovacie údaje či obchodné tajomstvo, nejde iba o problém so spisovou evidenciou.
Osobne by som neriskovala tvrdenie, že pečiatka sama osebe niečo právne „schválila“. Slovenské právo vo všeobecnosti nestavia platnosť každého firemného dokumentu na použití pečiatky, no jej zneužitie môže vyvolať spor o pôvod listiny alebo o konanie v mene firmy.
Oznámte stratu a zastavte možné zneužitie
Ak existuje podozrenie na krádež, firma by mala podať trestné oznámenie na polícii. Do oznámenia patrí opis predmetov, zoznam chýbajúcich dokumentov, časové údaje, mená osôb s prístupom a informácie o prípadnej finančnej alebo reputačnej škode. Pri obyčajnom omyle v evidencii môže postačovať interný záznam, hoci pri citlivých listinách by som si tento postup overila s advokátkou.
O strate pečiatky treba informovať ľudí, ktorí by mohli prijať falošný dokument. Ide najmä o banku, účtovníčku, významných dodávateľov, prenajímateľa alebo orgány, s ktorými firma pravidelne komunikuje. Upozornenie má obsahovať dátum straty, opis pečiatky a spôsob, akým si príjemca overí pravosť dokumentu.
Novú pečiatku si firma môže dať vyrobiť bez čakania na policajné vyšetrovanie. Praktické je zmeniť jej vzhľad, číslo alebo doplňujúce označenie a v internej smernici určiť, kto ju smie používať a kde sa bude uchovávať.
Ak dokumenty obsahovali osobné údaje, treba posúdiť, či došlo k porušeniu ochrany osobných údajov. Pri riziku pre práva dotknutých osôb sa incident oznamuje Úradu na ochranu osobných údajov SR, pričom lehota sa počíta od okamihu, keď sa o porušení dozvedel prevádzkovateľ. Presné čísla sa podľa zdrojov líšia pri jednotlivých druhoch evidencie, preto by som si lehoty a povinnosti overila podľa konkrétneho obsahu stratených materiálov.
Obnovte dokumenty a upravte vnútorné pravidlá
Chýbajúce zmluvy možno získať od druhej zmluvnej strany, z elektronického archívu, účtovného programu alebo zo schránky elektronickej komunikácie. Pri účtovných dokladoch treba obnovu zaznamenať tak, aby bolo zrejmé, odkiaľ náhradná kópia pochádza a kto ju overil.
Firma by nemala spätne vyrábať dokumenty, ktoré nikdy neexistovali, ani podpisovať listiny za inú osobu. Náhradná kópia má byť označená ako kópia alebo obnovený dokument; pri origináloch s právnym významom rozhoduje konkrétny typ listiny a okolnosti jej použitia.
Po incidente sa oplatí skontrolovať prístupové práva, uzamykateľné skrine, evidenciu pečiatok a pravidlá pri odchode zamestnancov. Papierový zakladač ponechaný cez noc na stole nie je systém, hoci v mnohých kanceláriách sa zaň stále vydáva.
Ak sa pečiatka stratila spolu s podpísanými zmluvami, oznámenie partnerom by som poslala písomne a uchovala si dôkaz o doručení. Pri spore totiž nebude rozhodovať iba to, čo firma tvrdí, ale aj to, kedy a ako sa pokúsila zneužitiu zabrániť.
Na dvere archívu by som po takejto skúsenosti nedala ďalší papier s nápisom „nebrať“, ale zamkla by som ich a zaviedla jednoduchú evidenciu výpožičiek.