V sklade jednej menšej výrobnej firmy sa vlani inventúra začala o ôsmej ráno a skončila až po zotmení. Dvaja pracovníci zapisovali rovnaký tovar do rôznych hárkov, časť materiálu zostala v aute na dvore a pri troch položkách nikto nevedel, či patria do skladu alebo už do rozpracovanej výroby.
Takto vyzerá koncoročná inventúra, keď sa začne riešiť bez prípravy. Firma pritom potrebuje zistiť, čo má na sklade, v akom množstve, v akej hodnote a komu za správnosť údajov zodpovedá.
Čo sa pri inventúre kontroluje a kto ju zabezpečuje
Inventúra porovnáva skutočný stav majetku so stavom v účtovníctve a skladovej evidencii. Pri zásobách ide najmä o materiál, tovar, výrobky a nedokončenú výrobu. Kontrola sa netýka iba počtu kusov. Posudzuje sa aj ich stav, použiteľnosť, poškodenie, zastaranie a reálna hodnota.
Za vykonanie inventúry zodpovedá účtovná jednotka. V praxi vedenie firmy určí inventarizačnú komisiu alebo konkrétnych pracovníkov, vydá príkaz na inventúru a stanoví termín, spôsob počítania aj podobu inventúrnych súpisov. Zamestnanec, ktorý vedie sklad, by nemal zostať jedinou osobou, ktorá tovar spočíta aj sama skontroluje.
Inventúra sa viaže na účtovnú závierku. Pri účtovných jednotkách účtujúcich v kalendárnom roku sa preto rieši stav k 31. decembru, hoci fyzické počítanie môže firma z organizačných dôvodov naplánovať aj v inom termíne. Vtedy treba pohyby zásob medzi dňom počítania a rozhodujúcim dátumom spätne zohľadniť.
Osobne by som si ešte pred začiatkom vypýtala export zo skladového systému a uzamkla príjemky, výdajky a presuny počas samotného počítania. Inak sa na papieri objaví jedno číslo, v programe druhé a v sklade tretie, čo je účtovnícky ekvivalent hádky pri rodinnej večeri.
Ako pripraviť sklad bez zbytočných prestojov
Príprava sa začína uprataním skladu a označením regálov, paliet či boxov. Tovar rovnakého druhu má byť uložený spolu, poškodené kusy oddelené a neidentifikované položky označené tak, aby ich komisia nezapočítala dvakrát. Pri otvorených baleniach treba vopred dohodnúť, či sa bude počítať každý kus, kilogram, meter alebo celé balenie.
Znám prípad, keď firma našla rozdiel takmer 4 000 eur iba preto, že skladník zapisoval káble na metre a účtovníctvo ich evidovalo v kotúčoch. Nešlo o krádež ani chybu programu, ale o dve rôzne meracie jednotky, ktoré sa počas roka nikto nepokúsil zjednotiť.
Pred počítaním si firma pripraví inventúrne hárky alebo elektronický formulár. Dokument má obsahovať označenie položky, názov, mernú jednotku, zistené množstvo, prípadne stav a poznámku. Ak sa do hárku automaticky predtlačí účtovné množstvo, pracovníci môžu nevedomky prispôsobiť výsledok tomu, čo čaká systém. Pri citlivých alebo drahých zásobách by som preto použila takzvané slepé počítanie, pri ktorom komisia najprv zapíše skutočný stav a až potom ho porovná s evidenciou.
Počas inventúry sa príjem a výdaj zásob zastaví alebo presne eviduje. Každý pohyb musí mať doklad a časový údaj. Ak firma pracuje vo viacerých skladoch, jednotlivé tímy dostanú jasne určené úseky, aby sa paleta neobjavila v dvoch súpisoch.
Čo s rozdielmi, poškodeným tovarom a starými zásobami
Rozdiel medzi fyzickým a účtovným stavom sa najprv preverí. Komisia skontroluje príjemky, výdajky, prevodky, dobropisy, reklamácie a doklady, ktoré čakajú na zaúčtovanie. Až potom sa rozhoduje, či ide o schodok, prebytok, administratívnu chybu alebo nesprávne zaradenie položky.
O každom rozdiele má vzniknúť záznam s vysvetlením a návrhom riešenia. Pri manku treba určiť zodpovednosť a spôsob vysporiadania, pri prebytku zasa dôvod, prečo sa zásoba v evidencii nenachádzala. Účtovanie rozdielov nesmie byť iba mechanickým prepísaním čísla, pretože za ním môže byť chybná jednotka, neuzavretá zákazka alebo poškodený tovar, ktorý sa stále tvári ako predajný.
Osobne by som neriskovala ani ponechanie zásob, ktoré sú síce fyzicky v sklade, ale firma ich už nevie predať za pôvodnú cenu. Pri zastaranom, poškodenom alebo nepredajnom tovare treba posúdiť jeho reálnu hodnotu a vytvoriť príslušnú opravnú položku alebo zásobu vyradiť podľa účtovných pravidiel.
Presné čísla sa podľa zdrojov líšia, preto si účtovné postupy pri mankách, prebytkoch a opravných položkách overila u účtovníčky alebo daňovej poradkyne. Pri sklade s potravinami, liekmi či veterinárnymi prípravkami sa navyše riešia aj osobitné pravidlá pre dátumy spotreby a bezpečné vyradenie; tohle by som si overila u veterinára, ak by išlo o krmivá alebo zdravotnícky tovar pre zvieratá.
Doklady rozhodujú aj po poslednom spočítanom kuse
Inventarizácia nekončí odovzdaním posledného hárku. Firma potrebuje inventúrny súpis, inventarizačný zápis, doklady o preverení rozdielov a rozhodnutia o ich zaúčtovaní. Dokumenty sa uchovávajú spolu s účtovnou dokumentáciou počas zákonom stanovenej lehoty, aby boli dostupné pri kontrole alebo audite.
Vedúca skladu by mala po inventúre dostať spätnú väzbu, ktoré chyby sa opakovali a čo ich spôsobilo. Niekde pomôže čiarový kód, inde stačí zmena označenia regálov a pravidlo, že žiadny materiál neopustí sklad bez výdajky. Veľký sklad bez priebežnej evidencie sa totiž na konci roka nezachráni jedným dlhým večerom pri kalkulačke.
Najviac času pri inventúre nezoberie samotné počítanie, ale hľadanie položiek, ktoré firma počas roka odložila bez dokladu a bez jasného názvu.