Cestovné náhrady pri pracovných cestách upravuje zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách. Týkajú sa zamestnanca, ktorého zamestnávateľ vyšle mimo pravidelného pracoviska alebo miesta výkonu práce na konkrétny čas. O vyslaní rozhoduje zamestnávateľ pracovným príkazom alebo iným preukázateľným spôsobom, pričom v ňom určí miesto, čas, účel a spôsob dopravy.
Bez evidencie sa z diéty rýchlo stane suma „nejako to vyšlo“. Takýto postup neobstojí pri kontrole ani pri sporoch so zamestnancom. Zamestnávateľ zaznamenáva čas odchodu, príchodu, použité dopravné prostriedky, ubytovanie, poskytnuté jedlá a ďalšie výdavky súvisiace s pracovnou cestou.
Čo patrí medzi cestovné náhrady
Stravné, ľudovo diéty, predstavuje iba jednu časť náhrad. Zamestnanec si môže uplatniť aj cestovné výdavky za vlak, autobus, lietadlo alebo vlastné motorové vozidlo, náklady na ubytovanie a preukázané potrebné vedľajšie výdavky. Patria sem napríklad parkovné, diaľničný poplatok, miestna doprava či telefónne výdavky, ak súvisia s pracovnou cestou.
Pri použití súkromného auta musí byť vopred dohodnutý spôsob náhrady. Zamestnancovi patrí základná náhrada za každý kilometer jazdy a náhrada za spotrebované pohonné látky podľa pravidiel zákona a predložených údajov o vozidle. Bloček za tankovanie preto nie je jediný doklad, ktorý rozhoduje o výslednej sume.
Pri tuzemskej pracovnej ceste sa výška stravného určuje podľa času trvania cesty v kalendárnom dni. Od 1. decembra 2025 ide o sumy 9,30 eura pri trvaní od 5 do 12 hodín, 13,80 eura pri trvaní nad 12 do 18 hodín a 20,60 eura pri trvaní nad 18 hodín. Sadzby sa menia opatrením ministerstva práce, preto si ich mzdová účtovníčka musí pri novom období skontrolovať, nie prepísať z minuloročnej tabuľky.
Ak zamestnávateľ počas cesty poskytne raňajky, obed alebo večeru, stravné sa kráti. Za raňajky sa odpočítava 25 percent, za obed 40 percent a za večeru 35 percent príslušnej sadzby. Rozhoduje, či bolo jedlo bezplatne poskytnuté a či ho zamestnanec mohol reálne využiť. Hotelové raňajky započítané v cene izby teda nemožno jednoducho ignorovať.
Ako pracovnú cestu evidovať a vyúčtovať
Pracovný príkaz by mal vzniknúť pred odchodom, hoci zákon pripúšťa aj dodatočné preukázanie v situáciách, keď to okolnosti nedovolili vopred. Zamestnanec po návrate predkladá písomné vyúčtovanie a doklady. Zákon počíta s tým, že tak urobí do desiatich pracovných dní po skončení pracovnej cesty, ak sa so zamestnávateľom nedohodol inak.
Zamestnávateľ následne vyúčtuje náhrady a vyplatí ich do desiatich pracovných dní od predloženia dokladov. Ak poskytol preddavok, vo vyúčtovaní sa porovná poskytnutá suma s nárokmi zamestnanca. Preplatok doplatí firma, nevyužitý zvyšok preddavku zamestnanec vráti.
Znám prípad zamestnanca, ktorý sa vrátil z dvojdňovej cesty bez potvrdenia o ubytovaní. Hotel mu síce vystavil faktúru na firmu, ale účtovníctvo nedokázalo spojiť doklad s konkrétnou pracovnou cestou ani s dátumami pobytu. Firma mu napokon uznala iba časť nákladov a zvyšok riešili niekoľko týždňov e-mailami. Ja by som si pri odchode odfotila aj potvrdenie z recepcie, hoci to znie ako malichernosť.
Doklady nemusia mať vždy podobu klasického papierového bločku. Použiť sa dá elektronická faktúra, potvrdenie z aplikácie dopravcu alebo elektronický lístok, ak z neho vyplýva suma, dátum, trasa a súvis s pracovnou cestou. Pri strate dokladu môže zamestnávateľ uznať náklad na základe čestného vyhlásenia alebo iného dôkazu, no nie je to automatický nárok.
Pri zahraničnej pracovnej ceste sa používa sadzba pre konkrétnu krajinu podľa opatrenia ministerstva financií. Krátenie podľa času stráveného v zahraničí sa riadi časovým pásmom: pri pobyte do šiestich hodín patrí 25 percent základnej sadzby, pri pobyte nad šesť do dvanástich hodín 50 percent a pri pobyte nad dvanásť hodín plná sadzba. Ak cesta zasiahne viac krajín, rozhodujú presné časy prechodov hraníc alebo odletov a príletov.
Chyby, ktoré zvyšujú riziko pri kontrole
Najčastejšie problémy vznikajú pri spätne vypĺňaných cestovných príkazoch, chýbajúcich časoch odchodu a návratu, nesprávnom krátení za jedlo a pri preplácaní výdavkov bez dokladu. Samostatnou kapitolou je pracovná cesta konateľa alebo majiteľa firmy. Aj tam musí existovať preukázateľný pracovný účel, miesto a čas cesty; samotné tvrdenie, že „bolo treba niečo vybaviť“, účtovný záznam nenahradí.
Pre zamestnanca nie sú zákonné cestovné náhrady mzdou a pri splnení podmienok sa nezdaňujú ako príjem zo závislej činnosti. Firma ich účtuje ako náklad podľa daňových pravidiel. Pri živnostníkovi je situácia odlišná, pretože nejde o cestovné náhrady zamestnanca, ale o výdavky súvisiace s podnikaním. Presné čísla sa podľa zdrojov líšia, ak pracujú so staršími sadzbami, preto by som pri uzávierke vždy overila aktuálne opatrenie ministerstva.
Osobne by som neriskovala preplatenie celej diéty v deň, keď bol zamestnancovi zabezpečený obed aj večera, len preto, že sa na to zabudlo v excelovej tabuľke. Oprava vyúčtovania zaberie pár minút, vysvetľovanie rozdielu pri daňovej kontrole podstatne viac.
Pri pravidelných cestách sa oplatí používať jednotný formulár, ktorý obsahuje pracovný príkaz, vyúčtovanie, zoznam dokladov a potvrdenie o schválení nadriadeným. Elektronický systém môže výpočty zjednodušiť, ale za správnosť údajov stále zodpovedá zamestnávateľ, nie tabuľka, ktorá sa tvári, že všetko spočítala sama.
Najviac sporov, s ktorými som sa stretla, nevzniklo pre samotnú výšku diéty, ale pre chýbajúci čas odchodu a návratu. Pri cestovnom príkaze preto kontrolujem najprv hodiny, až potom eurá.