Čo si overiť ešte pred prvým stretnutím
Výber účtovníka ovplyvní, ako bude podnikateľ riešiť faktúry, daňové priznania, odvody aj komunikáciu s úradmi. Začínajúci živnostník alebo konateľ malej spoločnosti by preto nemal hľadať iba najnižšiu mesačnú cenu. Rozhoduje typ podnikania, počet dokladov, forma účtovníctva a skúsenosti s klientmi v podobnej oblasti.
Iné potreby má grafik na voľnej nohe, iné stavebná firma a úplne iné e-shop s predajom do zahraničia. Účtovník by mal vedieť, či klient podniká ako živnostník alebo právnická osoba, či je platiteľom DPH, či zamestnáva ľudí a aké účtovné programy používa. Pri e-shope treba hovoriť aj o skladovom hospodárstve, dobierkach, platobných bránach a nákupoch z iných krajín Európskej únie.
Pred stretnutím si podnikateľ môže overiť, či účtovník podniká na základe živnostenského oprávnenia alebo pôsobí v účtovnej kancelárii, ako dlho poskytuje služby a či má poistenie zodpovednosti za škodu. Poistenie nie je náhradou za dobrú prácu, ale pri chybne podanom priznaní alebo zmeškanom termíne môže znížiť finančné riziko.
Referencie treba čítať s rozumom. Nadšené hodnotenie na internete ešte neukazuje, ako účtovník reaguje na chýbajúce doklady 24 hodín pred uzávierkou. Ja by som si vypýtala konkrétny opis spolupráce, nie iba vetu, že „všetko vybaví za vás“.
Na čo sa opýtať na prvom stretnutí
Prvá otázka by mala smerovať k rozsahu služieb. Podnikateľ sa potrebuje dozvedieť, či cena zahŕňa iba zaúčtovanie dokladov, alebo aj spracovanie daňového priznania, kontrolných výkazov, súhrnných výkazov, mzdovej agendy a komunikácie s daňovým úradom či Sociálnou poisťovňou.
Rovnako treba zistiť, kto bude účtovníctvo spracúvať. V menšej kancelárii komunikuje klient priamo s účtovníkom, vo väčšej firme ho môže dostať na starosť juniorný pracovník. To samo osebe nie je problém. Problém vznikne vtedy, keď podnikateľ nevie, kto nesie zodpovednosť za kontrolu výstupov.
Na stole by mala byť aj cena. Účtovné kancelárie účtujú mesačný paušál, sadzbu za položku, hodinovú sadzbu alebo kombináciu týchto modelov. Samostatne sa môžu účtovať ročné uzávierky, daňové priznania, registrácia na DPH, mzdy, konzultácie či zastupovanie pri kontrole. Podnikateľ by si mal nechať vysvetliť, čo presne sa stane, keď počet dokladov prekročí dohodnutý limit.
Opýtať sa treba aj na termíny. Kedy má klient odovzdať doklady? V akej forme ich účtovník prijíma? Stačia e-maily a fotky bločkov, alebo požaduje zdieľaný disk, účtovný softvér či papierové originály? Dobrá dohoda obsahuje aj postup pri chýbajúcom doklade a pravidlá pre opravy už odovzdaných podkladov.
Osobne by som si nechala presne vysvetliť komunikáciu počas roka. Ak účtovník odpovedá iba raz mesačne, nemusí to vyhovovať podnikateľovi, ktorý rieši zmluvy, faktúry a nákup majetku každý týždeň. Dohodnutý kanál, reakčný čas a osoba pre urgentné otázky znejú nudne, až kým nejde o faktúru s nesprávnou sadzbou DPH.
Praktická otázka znie: „Čo odo mňa potrebujete každý mesiac a čo si sledujete sami?“ Účtovník by mal pomenovať povinnosti klienta, napríklad odovzdanie bankových výpisov, pokladničných dokladov, vystavených faktúr, zmlúv, cestovných príkazov alebo podkladov k mzdám. Ak odpoveď zostane pri neurčitom „pošlite všetko“, pýtala by som sa ďalej.
Pred podpisom zmluvy sa treba informovať o zodpovednosti za chyby a zmeškané termíny. Zmluva by mala riešiť, kto podáva priznania, kto schvaľuje výstupy, akým spôsobom sa odovzdávajú doklady a čo sa stane pri ukončení spolupráce. Podnikateľ si má vyžiadať aj informáciu o archivácii a ochrane osobných údajov, najmä ak účtovník spracúva údaje zamestnancov.
Varovné signály pri výbere účtovníka
Opatrnosť je na mieste, ak účtovník sľubuje výrazné zníženie daní bez toho, aby poznal podnikanie, náklady a právnu formu klienta. Rovnako zle pôsobí odmietanie písomnej zmluvy, nejasný cenník alebo tlak na okamžité podpísanie spolupráce. Účtovník nemusí mať odpoveď na každú otázku z hlavy, mal by však vedieť povedať, čo si overí a dokedy odpovie.
Znám prípad začínajúcej živnostníčky, ktorá si vybrala kanceláriu podľa najnižšej ceny. Doklady posielala raz za niekoľko mesiacov, účtovníčka na ne nereagovala a na konci roka chýbali podklady k časti príjmov. Neskôr sa ukázalo, že mesačný paušál nezahŕňal daňové priznanie ani konzultácie. Spor nevznikol pre jednu veľkú chybu, ale pre to, že obe strany si pod slovom „účtovníctvo“ predstavovali niečo iné.
Tu si nie som istá pri presnom porovnaní cien, pretože sa výrazne líšia podľa regiónu, počtu dokladov, právnej formy a rozsahu služieb. Za podozrivo nízkou sumou však často stojí obmedzený servis alebo dodatočné poplatky. Podnikateľ by mal porovnávať rovnaké balíky, nie iba číslo na začiatku cenníka.
Neriskovala by som spoluprácu s človekom, ktorý nevie jasne vysvetliť, ako kontroluje zaúčtované doklady a kto zastupuje klientov počas dovolenky či choroby. Pri účtovníctve nejde o jednorazovú službu. Dáta prichádzajú každý mesiac a termíny úradov sa neposúvajú preto, že účtovník ochorel.
Na prvom stretnutí sa oplatí hovoriť aj o budúcnosti podnikania. Ak klient plánuje zamestnávať ľudí, registrovať sa na DPH, prijímať platby zo zahraničia alebo meniť živnosť na spoločnosť s ručením obmedzeným, účtovník by mal vedieť pomenovať, čo sa tým zmení. Nemusí robiť strategické rozhodnutia namiesto podnikateľa, ale mal by upozorniť na účtovné a daňové dôsledky.
Podnikateľ si po stretnutí potrebuje odniesť konkrétnu cenovú ponuku, zoznam povinností, návrh zmluvy a odpoveď na otázku, kto bude za jeho účtovníctvo skutočne zodpovedný. Ak z rozhovoru odchádza s väčším chaosom než pred ním, hľadala by som ďalej.