Vie podnikateľ naozaj zistiť, či je účtovník spoľahlivý ešte pred podpisom zmluvy? Áno, ale nestačí sa spýtať na počet klientov a mesačný paušál. Rozhoduje prax, spôsob práce, dostupnosť, nastavenie zodpovednosti aj to, čo presne si obe strany napíšu do zmluvy.
Referencie nestačia, treba sa pýtať konkrétne
Prvým krokom je overiť si, s akými typmi klientov účtovník pracuje. Účtovanie malej živnosti bez zamestnancov vyzerá inak než účtovníctvo stavebnej firmy, e-shopu alebo spoločnosti registrovanej na DPH. Pýtala by som sa, či má skúsenosti s vaším odborom, skladom, zahraničnými faktúrami, mzdami alebo účtovnou závierkou.
Referencia v podobe vety „všetci sú spokojní“ veľa neznamená. Lepšie funguje kontakt na jedného či dvoch klientov, ktorí súhlasili s odporúčaním. Od účtovníka by som chcela vedieť aj to, kto ho zastupuje počas dovolenky alebo choroby. Ak odpoveď znie „nejako to vyriešime“, osobne by som bola opatrná.
Overenie obchodného mena, identifikačných údajov a verejne dostupných informácií zaberie niekoľko minút. Pri účtovníkovi, ktorý poskytuje aj daňové poradenstvo, treba rozlišovať medzi bežným spracovaním účtovníctva a činnosťou daňového poradcu. Ide o rozdielne služby a pri zložitejších daňových otázkach sa oplatí obrátiť na osobu s príslušným oprávnením.
Čo má obsahovať zmluva
Ústna dohoda o tom, že „účtovník všetko vybaví“, je pri spore takmer nepoužiteľná. Zmluva má presne pomenovať, čo účtovník preberá a čo zostáva na podnikateľovi. Patrí sem vedenie účtovníctva, spracovanie miezd, podávanie daňových priznaní, kontrolných výkazov, účtovnej závierky, komunikácia s úradmi aj archivácia dokumentov.
Rovnako sa má uviesť, kto a dokedy odovzdáva podklady. Účtovník totiž nemôže podať správne priznanie z dokladov, ktoré dostane po termíne alebo v neúplnej podobe. V zmluve by preto mal byť aj spôsob odovzdávania faktúr, potvrdení a výpisov, forma komunikácie a pravidlá pre opravu chýb.
Nejasná veta o odmene vie neskôr narobiť viac škody než zle zaúčtovaná faktúra. Mesačný paušál nemusí zahŕňať mzdy, daňové priznanie, účtovnú závierku, komunikáciu pri kontrole ani mimoriadne opravy. Treba si vypýtať cenník alebo prílohu k zmluve a overiť si, či sa účtuje podľa počtu dokladov, zamestnancov, bankových pohybov alebo času.
Zodpovednosť sa nedá celá „odovzdať“
Podnikateľ zostáva zodpovedný za svoje daňové a účtovné povinnosti aj vtedy, keď si účtovníctvo objedná u externej firmy. Zmluva môže upraviť zodpovednosť účtovníka za škodu spôsobenú jeho pochybením, no voči finančnej správe vystupuje stále daňový subjekt.
Preto by som si v zmluve všimla najmä ustanovenia o náhrade škody, zmluvnej pokute a poistení zodpovednosti. Niektoré zmluvy obsahujú široké vylúčenie zodpovednosti za takmer všetko, čo sa stane po odovzdaní dokladov. Také ustanovenie nie je automaticky neplatné, ale klient by mal vedieť, aké riziko na seba podpisom berie.
Pozornosť si zaslúži aj lehota na upozornenie na chybu. Ak účtovník objaví nezrovnalosť, má klienta informovať bez zbytočného odkladu, nie až po termíne na podanie priznania. Pri elektronickej komunikácii treba dohodnúť, kedy sa správa považuje za doručenú a kto má prístup do účtovného systému.
Prístup k údajom a ochrana dokumentov
Účtovník pracuje s osobnými údajmi zamestnancov, obchodnými zmluvami, bankovými výpismi aj informáciami o tržbách. Zmluva preto často súvisí aj so spracúvaním osobných údajov podľa pravidiel ochrany súkromia. Podnikateľ by mal vedieť, kde sú dokumenty uložené, kto k nim má prístup a ako sa zálohujú.
Ak účtovník používa cloudový program alebo zapája ďalšiu firmu na mzdy, táto skutočnosť nemá zostať schovaná v malej poznámke. Pri odchode účtovníka musí klient dostať späť účtovnú databázu, doklady, prístupy a prehľad o podaných dokumentoch. Formát odovzdania sa oplatí zapísať priamo do zmluvy, pretože „pošleme vám všetko“ je príliš neurčité.
Tu si nie som istá pri každom konkrétnom nastavení informačného systému, pretože záleží na použitom programe a zmluvných podmienkach jeho prevádzkovateľa. Prístupové heslá by však nemali zostať len v rukách jednej osoby. Pri malej firme to znie prakticky, kým účtovník neprestane odpovedať na telefón.
Výpoveď nesmie byť pasca
Podmienky ukončenia spolupráce patria medzi časti zmluvy, ktoré ľudia často preskočia. Treba si skontrolovať výpovednú lehotu, spôsob doručenia výpovede a povinnosť odovzdať rozpracované účtovníctvo. Zmluva by mala riešiť aj to, kto podá priznanie za obdobie, v ktorom spolupráca skončila.
Znám prípad podnikateľky, ktorá ukončila spoluprácu po opakovaných chybách v mzdách. Účtovníčka jej síce poslala tabuľku s údajmi, ale neodovzdala databázu ani kompletné podklady k starším obdobiam. Nový účtovník potom celé týždne zisťoval, čo už bolo podané a čo zostalo iba pripravené. Spor sa napokon netočil len okolo peňazí, ale aj okolo toho, kto vlastne vlastnil dáta v účtovnom programe.
Pri podpise by som si preto nechala vysvetliť každú prílohu, cenník aj ustanovenie o zmluvnej pokute. Ak účtovník odmieta ukázať návrh zmluvy vopred alebo tlačí na podpis v ten istý deň, neriskovala by som to. Dobrý profesionál nepotrebuje klienta dostať do časovej tiesne.
Varovné signály sa objavia skoro
Problémom je, ak účtovník nedodržiava vlastné termíny, odpovedá iba po opakovaných urgenciách alebo nevie vysvetliť, čo vlastne posiela na úrad. Rovnako znepokojuje požiadavka na hotovosť bez dokladu, chýbajúca zmluva alebo neochota potvrdiť prijatie podkladov.
Výhodná cena sama osebe nič nedokazuje. Pri účtovníctve však často znamená menší rozsah kontroly, slabšiu komunikáciu alebo dodatočné poplatky za úkony, ktoré klient považoval za súčasť paušálu. Pred rozhodnutím by som si porovnala aspoň dve ponuky a pri každej by som si nechala rozpísať, čo je v cene a čo sa fakturuje navyše.
Najhorší účtovník nie je ten, ktorý si účtuje viac, ale ten, pri ktorom podnikateľ nevie, čo bolo podané, do akej lehoty a z akých údajov. Zmluvu, v ktorej chýba presný zoznam služieb, pravidlá odovzdania dát a zodpovednosť za chyby, by som nepodpísala ani po tretej káve.