Na pracovný inzerát v administratíve prišlo 86 reakcií. Uchádzačka, ktorá mala skúsenosti s fakturáciou aj komunikáciou so zákazníkmi, skončila medzi prvými vyradenými. Jej životopis mal tri strany, výraznú fotografiu, farebné nadpisy a opisoval najmä to, aká je komunikatívna, zodpovedná a tímová. Konkrétne pracovné výsledky v ňom takmer neboli.
Práve v tejto chvíli sa rozhoduje o tom, či životopis postúpi ďalej. Personalista, náborár alebo vedúci oddelenia hľadá rýchlu odpoveď na tri otázky: kto sa hlási, aké má skúsenosti a či sa jeho profil približuje požiadavkám pracovného miesta.
Čo má personalista nájsť do niekoľkých sekúnd
Životopis nie je autobiografia. Je to pracovný dokument, ktorý má konkrétnemu zamestnávateľovi ukázať využiteľné skúsenosti uchádzača.
V hornej časti by malo byť meno, telefónne číslo, e-mail a stručné profesijné označenie. „Administratívna pracovníčka“ alebo „Špecialistka zákazníckej podpory“ povie viac než neurčité „Hľadám nové výzvy“. Fotografia nie je podmienkou a pri mnohých pozíciách nepridáva dokumentu žiadnu hodnotu. Ja by som ju vynechala, ak ju zamestnávateľ výslovne nežiada alebo ak nejde o prácu, pri ktorej vzhľad patrí k profesijnému obrazu.
Pod kontaktnými údajmi má nasledovať krátky profil. Stačia tri alebo štyri vety: koľko rokov praxe uchádzačka má, v akej oblasti pracovala, s akými nástrojmi vie pracovať a čo hľadá. Veta „som kreatívna, flexibilná a rada pracujem v kolektíve“ bez jediného príkladu pôsobí ako výplň. Takých viet videli náborári stovky.
Pri pracovných skúsenostiach treba uviesť názov pozície, firmu, miesto a obdobie. Potom prichádzajú úlohy a výsledky. Rozdiel medzi formuláciami „starala som sa o sociálne siete“ a „pripravovala som obsah pre firemný Instagram, ktorý za šesť mesiacov zvýšil počet sledovateľov o 18 percent“ je okamžite viditeľný.
Čísla pomáhajú aj vtedy, keď nejde o veľké úspechy. Počet vybavených požiadaviek denne, veľkosť tímu, hodnota rozpočtu, počet klientov či skrátenie času pri určitej úlohe dávajú skúsenosti tvar. Ak presné číslo neexistuje, dá sa použiť rozsah alebo opísať výsledok bez nafukovania.
Prečo všeobecný životopis prehráva
Životopis poslaný na desať rôznych pozícií často nezaberie ani na jednu. Personalista pri ponuke na účtovníčku nepotrebuje čítať dlhý opis brigády v kaviarni, ak z neho nevyplýva práca s pokladňou, zodpovednosť za tržbu alebo kontakt so zákazníkmi.
Pri každej reakcii treba upraviť najmä profesijný profil, poradie skúseností a slovník. Ak inzerát hovorí o fakturácii, Exceli, komunikácii s dodávateľmi a evidencii objednávok, tieto výrazy by sa mali objaviť aj v životopise, pokiaľ zodpovedajú skutočnej praxi. Nie ako mechanicky nasypané kľúčové slová, ale v prirodzenom opise práce.
Veľké spoločnosti používajú pri nábore softvér, ktorý dokumenty triedi podľa výrazov a požiadaviek z pracovnej ponuky. Grafické šablóny s ikonami, tabuľkami, stĺpcami a textom vloženým do obrázkov môžu takémuto systému sťažiť čítanie. Osobne by som si pri pozícii vo väčšej firme vybrala čistý dokument v jednom stĺpci, s bežným písmom a jasnými nadpismi.
O dĺžke životopisu sa vedú nekonečné debaty. Pri študentke alebo človeku na začiatku kariéry postačí jedna strana. Uchádzačka s pätnástimi rokmi praxe nemusí všetko natlačiť na jednu stranu, no podrobne rozpisovať pracovné miesto spred roku 2008 nedáva zmysel, ak s dnešnou pozíciou nesúvisí.
Znám prípad ženy, ktorá sa hlásila na miesto projektovej koordinátorky. V prvej verzii uviedla iba názvy pracovných pozícií a dátumy. Po prepracovaní doplnila, že koordinovala šesť dodávateľov, pripravovala harmonogramy a dohliadala na rozpočet 40-tisíc eur. Na pohovor ju pozvali z tej istej firmy, ktorá jej pôvodný životopis odmietla.
Chyby, ktoré dokument zbytočne oslabia
Najčastejšie zlyhania nie sú dramatické. Ide o preklep v názve firmy, neaktuálne telefónne číslo, e-mail s prezývkou, rozhádzané dátumy alebo súbor pomenovaný „CV_nove_final_final2“. Taký detail sám osebe kandidátku nevyradí, ale spolu s ďalšími nedostatkami vytvára dojem nedbalosti.
Životopis by mal byť uložený vo formáte PDF, ak zamestnávateľ neurčí inak. Súbor treba pomenovať menom a pozíciou, napríklad „Jana_Novakova_Administrativa.pdf“. Neriskovala by som odoslanie dokumentu v editovateľnom formáte, v ktorom sa po otvorení môžu posunúť odseky alebo zmeniť písmo.
Samostatnú pozornosť si zaslúži sekcia vzdelania. Pri čerstvej absolventke patrí vyššie, pri skúsenej pracovníčke stačí stručný zápis. Kurzy sa oplatí uviesť vtedy, keď súvisia s ponúkanou prácou a uchádzačka ich naozaj absolvovala. Certifikát z krátkeho online webinára netreba prezentovať ako odbornú kvalifikáciu.
Jazyky a počítačové zručnosti treba opísať presne. „Angličtina – pokročilá“ neznamená nič, ak uchádzačka nedokáže viesť pracovný rozhovor alebo napísať e-mail. Pri programoch pomôže konkrétna úroveň: Excel – kontingenčné tabuľky, funkcie, filtrovanie; Canva – príprava príspevkov a jednoduchých prezentácií.
Motivačný list nie je vždy povinný, no krátky text v e-maile by nemal zostať prázdny. Stačia dve odseky s názvom pozície, dôvodom záujmu a jednou skúsenosťou, ktorá súvisí s požiadavkami. „V prílohe posielam svoj životopis“ je technicky správne, ale personalistke nepovie nič.
Pred odoslaním by som si dokument prečítala nahlas a otvorila ho na mobile aj na inom počítači. Tiché chyby sa pri čítaní v hlave ľahko stratia, no nahlas zrazu počuť, že jedna veta má štyri riadky a druhá vlastne nedáva zmysel.
Najslabší životopis nie je ten, ktorý nemá veľa skúseností, ale ten, z ktorého sa nedá zistiť, čo uchádzačka skutočne robila. Dobrá kandidátka nepotrebuje vyzerať dokonale; potrebuje byť na papieri čitateľná.