Čo je eKasa a ako funguje
Registračná pokladnica eKasa je elektronický systém na evidenciu tržieb. Podnikateľ cez ňu zaeviduje prijatú platbu, vytlačí alebo odošle pokladničný doklad a údaje sa odošlú Finančnej správe. Nejde teda iba o klasické zariadenie pri pulte. eKasa funguje ako prepojenie pokladnice, chráneného dátového úložiska a finančnej správy.
Podnikateľ si môže zvoliť online registračnú pokladnicu, ktorá komunikuje so systémom finančnej správy cez internet, alebo offline registračnú pokladnicu. Pri online riešení sa údaje odosielajú priebežne. Offline pokladnica ich uchová a odošle neskôr, keď sa obnoví spojenie. Finančná správa podnikateľovi pridelí kód pokladnice e-kasa klient a každá pokladnica má vlastné identifikačné údaje.
Na evidenciu tržieb sa používa aj bezplatná aplikácia VRP 2, teda virtuálna registračná pokladnica. Podnikateľ v nej vystavuje doklady cez mobil, tablet alebo počítač. Druhou možnosťou je klasická online registračná pokladnica, ktorú tvorí samostatné technické zariadenie alebo pokladničný systém.
Kto musí tržby evidovať
Povinnosť sa týka podnikateľa, ktorý predáva tovar alebo poskytuje službu a za túto činnosť prijíma tržbu. Rozhodujúce nie je to, či ide o živnostníčku, spoločnosť s ručením obmedzeným alebo inú podnikateľskú formu. Rozhodujúci je predmet podnikania, spôsob prijatia platby a to, či konkrétna činnosť patrí pod zákon o evidencii tržieb.
Tržbou je najmä platba v hotovosti, platobnou kartou, poukážkou alebo iným prostriedkom, ktorý nahrádza hotovosť. Započítava sa aj úhrada zálohy či doplatku, ak súvisí s predajom tovaru alebo poskytnutím služby. Pri platbe bankovým prevodom na účet na základe faktúry, ktorú zákazníčka uhradí mimo predajného miesta, sa eKasa spravidla nepoužíva.
Do povinnosti sa dostávajú obchody, reštaurácie, kaderníctva, kozmetické salóny, autoservisy, remeselníčky, ubytovacie zariadenia aj ďalší poskytovatelia služieb. Rozhoduje konkrétna situácia, nie názov prevádzky na dverách. Ak napríklad fotografka prijme platbu v hotovosti za fotenie, nejde o inú kategóriu len preto, že pracuje v ateliéri a nie v kamennom obchode.
Výnimky existujú. Týkajú sa napríklad vybraných predajcov, osobitných druhov platieb alebo situácií, v ktorých technické či zákonné podmienky neumožňujú používanie pokladnice. Presné čísla sa podľa zdrojov líšia, preto by som pri konkrétnej živnosti porovnala aktuálne znenie zákona s informáciami finančnej správy. Jedna veta v povolení na podnikanie totiž ešte nehovorí, či vzniká povinnosť evidovať tržbu.
Poznám prípad malej prevádzky, ktorá prijímala platby kartou, ale majiteľka sa domnievala, že eKasa sa týka iba hotovosti. Pri kontrole sa ukázalo, že platby kartou sa do evidencie započítavajú tiež. Ja by som si pri takomto podnikaní overila povinnosť ešte pred otvorením prevádzky, nie až po prvej kontrole.
Čo musí podnikateľ urobiť pri predaji
Každú evidovanú tržbu treba zaevidovať bez zbytočného odkladu. Zákazníčka má dostať pokladničný doklad s údajmi o predávajúcej, prevádzke, dátume, čase, sume a identifikačnom kóde dokladu. Doklad môže byť papierový alebo elektronický, ak s tým zákazníčka súhlasí a podnikateľ ho vie odoslať spôsobom, ktorý spĺňa zákonné podmienky.
Pri vrátení tovaru alebo oprave nesprávne zaevidovanej sumy sa nevystavuje nový doklad bez vysvetlenia. Podnikateľ musí vykonať storno alebo opravu v pokladnici tak, aby bolo zrejmé, čo sa zmenilo. Účtovná evidencia a eKasa nie sú totožné systémy. Faktúra môže byť podkladom na úhradu, ale sama osebe nenahrádza pokladničný doklad v prípade, keď zákazníčka zaplatí spôsobom podliehajúcim evidencii.
Od podnikateľky sa očakáva aj označenie predajného miesta, informácia o povinnosti vydať doklad a sprístupnenie pokladničného zariadenia na kontrolu. Pri poruche alebo výpadku internetového pripojenia treba postupovať podľa režimu, ktorý zákon povoľuje pre daný typ pokladnice. Doklady sa nemajú písať na obyčajný papier a potom zabudnúť doplniť do systému. Takéto riešenie vyzerá lacno iba do chvíle, kým sa niekto nezačne pýtať na chýbajúce záznamy.
Podnikateľka má zároveň povinnosť uchovávať údaje a chrániť prístupové kódy. Zamestnankyňa, ktorá obsluhuje pokladnicu, musí pracovať podľa nastavených oprávnení a pri odovzdaní zmeny treba vedieť, kto s pokladnicou manipuloval. Osobne by som neriskovala používanie súkromného mobilu bez zabezpečenia, ak cez neho beží virtuálna pokladnica a dostávajú sa doň údaje o predaji.
Za porušenie pravidiel hrozí pokuta, pričom výška závisí od konkrétneho nedostatku a od toho, či ide o opakované porušenie. Kontrola môže riešiť nezaevidovanú tržbu, nevydaný doklad, nesprávne údaje na doklade, chýbajúce označenie prevádzky aj používanie pokladnice, ktorá nie je riadne registrovaná. Tady si nie som istá pri presnej sadzbe pre každý typ porušenia, pretože sankcie sa menia podľa aktuálneho znenia predpisov a konkrétneho skutku.
Povinnosť používať eKasu si podnikateľka overuje podľa druhu predaja, formy úhrady a miesta, kde platbu prijíma. Informácie poskytuje Finančná správa, živnostenský úrad aj účtovníčka, no pri hraničnom prípade by som si vyžiadala písomné stanovisko alebo overenie podľa aktuálneho zákona. Pri pokladnici sa totiž neoplatí spoliehať na radu typu „sused to nerobí a zatiaľ mu nič neprišlo“.