Prečo niektorí vedúci stále robia prácu za celý tím, hoci majú ľudí, ktorým ju môžu zveriť? Odpoveď často nesúvisí s nedostatkom času, ale s nedôverou, nejasnými očakávaniami a obavou, že výsledok nebude presne podľa ich predstáv. Delegovanie pritom patrí medzi základné nástroje riadenia práce vo firmách, úradoch aj malých podnikoch.
Úloha sa odovzdáva spolu so zodpovednosťou
Vedúci pracovník by mal pri delegovaní určiť, čo sa má urobiť, kto to zabezpečí, dokedy má byť úloha hotová a prečo na nej záleží. Bez týchto údajov vzniká priestor na dohady. Zamestnanec síce dostane zadanie, no nevie, či má pripraviť pracovnú verziu, finálny dokument alebo iba podklady na ďalšie rozhodnutie.
Rovnako podstatné je povedať, aké právomoci človek pri úlohe dostáva. Ak má kolegyňa vybaviť dodávateľa, no nesmie schváliť ani malú objednávku, delegovanie zostáva iba na papieri. Prácu síce robí ona, rozhodovanie však stále visí na pôvodnom zadávateľovi.
Nie každá úloha patrí šéfovi
Pri rozdeľovaní práce treba rozlíšiť medzi úlohami, ktoré vyžadujú skúsenosť vedúcej osoby, a činnosťami, ktoré sa dajú naučiť alebo presne opísať. Kontrola rozpočtu, výber nového smerovania firmy či riešenie citlivého konfliktu si vyžadujú inú mieru zodpovednosti než príprava podkladov, aktualizácia databázy alebo organizovanie stretnutia.
Ja by som nezačínala najťažšou a najviditeľnejšou úlohou. Vybrala by som činnosť s jasným výsledkom, primeraným termínom a rozumným priestorom na opravu. Tak si vedúca overí, ako kolegyňa pracuje, a kolegyňa zasa zistí, že delegovanie neznamená hodenie do vody s úsmevom na tvári.
Kontrola nemá pripomínať výsluch
Delegovanie sa nekončí vetou „dones mi to v piatok“. Úloha potrebuje kontrolný bod, najmä ak trvá viac dní alebo týždňov. Krátka kontrola v polovici práce odhalí nesprávny smer skôr, než vznikne hotový, ale nepoužiteľný výsledok.
Kontrola však nemá znamenať neustále státie za chrbtom. Vedúca môže požiadať o priebežný návrh, dohodnúť si krátke stretnutie alebo si nechať poslať informáciu o stave úlohy. Potom sa pýta na prekážky a rozhodnutia, nie na každú jednu minútu pracovného dňa.
Osobne by som si pri každej väčšej úlohe vopred dohodla jediný pevný termín kontroly a jasný spôsob odovzdania. Desať nečakaných správ počas dňa neznamená lepšie riadenie, iba rozhádzaný kalendár.
Čo delegovanie najčastejšie pokazí
Prvým problémom je neurčité zadanie. Druhým odovzdanie úlohy človeku, ktorý na ňu nemá kapacitu alebo potrebné zručnosti. Tretím je spätné prevzatie práce pri prvom náznaku chyby. Ak vedúca každú nedokonalosť opraví sama, tím sa nenaučí pracovať samostatne a vedúca zostane jediným miestom, cez ktoré musí prejsť všetko.
Znám prípad manažérky v menšej reklamnej agentúre, ktorá pripravovala všetky prezentácie pre klientov, hoci mala v tíme skúseného grafika a projektovú koordinátorku. Tvrdila, že to zvládne rýchlejšie sama. Počas jedného týždňa ochorela a tím musel naraz zistiť, kde sú podklady, aký formát klienti očakávajú a kto má schvaľovať zmeny. Prezentácie napokon dokončili, no s dvojdňovým oneskorením. Problém nebol v schopnostiach ľudí, ale v tom, že informácie zostali v hlave jednej osoby.
Tento prípad ukazuje aj ďalšiu stránku delegovania: odovzdať treba proces, nie iba posledný krok. Ak niekto dostane úlohu „priprav prezentáciu“, potrebuje poznať zdroje, publikum, rozsah, rozpočet aj osobu, ktorá schváli výsledok.
Dôvera sa buduje cez malé rozhodnutia
Ľudia preberajú väčšiu zodpovednosť vtedy, keď vidia hranice svojho rozhodovania. Vedúca môže povedať, ktoré rozhodnutia urobí pracovníčka sama, pri ktorých si má vypýtať konzultáciu a ktoré zostávajú výhradne na úrovni vedenia. Takéto rozdelenie znižuje počet zbytočných otázok a zároveň bráni tomu, aby niekto prekročil svoje oprávnenia.
Chyba pri delegovanej úlohe si vyžaduje rozhovor, nie automatické odobratie všetkej práce. Treba pomenovať, čo sa stalo, aký bol dôvod a čo sa nabudúce zmení. Ak išlo o nedostatok informácií, chyba patrí aj zadávateľke. Ak išlo o ignorovanie dohodnutého postupu, zodpovednosť leží inde.
Ja by som neriskovala delegovanie citlivej úlohy bez písomne potvrdeného termínu a rozsahu. Pri peniazoch, osobných údajoch alebo zmluvách sa jedna nepresná veta môže zmeniť na problém, ktorý už krátky kontrolný rozhovor nezachráni.
Presné čísla sa podľa zdrojov líšia, no pracovné prieskumy opakovane ukazujú rovnaký trend: ľudia označujú nejasné priority a preťaženie za časté príčiny poklesu výkonu. Delegovanie tento problém nevyrieši samo. Vytvorí však priestor, aby sa práca rozdelila podľa schopností a aby vedúca neriešila každú drobnosť medzi dvoma telefonátmi.
Praktická formulácia zadania
Dobré zadanie môže znieť napríklad takto: „Prosím, priprav do štvrtka o 14.00 návrh rozpočtu na jesennú kampaň. Použi údaje z minulého roka, počítaj s limitom 8 000 eur a označ položky, pri ktorých chýbajú podklady. Návrh si spolu prejdeme vo štvrtok ráno.“ Takáto veta obsahuje úlohu, termín, zdroje, hranice aj spôsob kontroly.
Ak človek po zadaní nevie zopakovať, čo má odovzdať, nejde o jeho neschopnosť, ale o signál na spresnenie. V tej chvíli sa oplatí položiť jednoduchú otázku: „Ako rozumieš výsledku, ktorý potrebujeme?“ Odpoveď často odhalí rozdiel medzi tým, čo vedúca povedala, a tým, čo druhá strana počula.
Najlepší prvý krok býva malý: zajtra odovzdať jednu konkrétnu úlohu, pomenovať jej výsledok a nechať kolegyňu pracovať bez neustáleho opravovania. Ja by som si pri tom zapísala, čo som nevysvetlila, pretože práve tam sa ukáže, prečo som doteraz všetko robila sama.